System Kancelaria

System Kancelaria został stworzony w celu obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej. W większości firm istnieją procedury związane z obiegiem dokumentów papierowych – system Kancelaria ma na celu usprawnienie i nadzór nad funkcjonującymi procesami. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wewnątrz firmy pozwala nie tylko wyeliminować z obiegu dokumenty papierowe, ale także wyraźnie zoptymalizować koszty obsługi korespondencji. 

kancelaria_1

Ewidencja korespondencji przychodzącej

Rejestracja korespondencji przychodzącej polega na klasyfikacji dokumentu, jego rejestracji w systemie Kancelaria (czyli wprowadzeniu podstawowych informacji na temat dokumentu), a następnie przypisanie korespondencji do jej właściciela. Ostatnim etapem procesu rejestracji dokumentu jest zeskanowanie dokumentu papierowego, który będzie załączony do dokumentu elektronicznego funkcjonującego w systemie Kancelaria.

Zarejestrowany dokument poprzez system Kancelaria jest przekazywany dalej - zgodnie ze ścieżką obiegu dokumentów właściwą dla danego typu korespondencji. Osobną ścieżkę definiujemy np. dla faktur kosztowych, a inną dla umów czy reklamacji.

Ewidencja korespondencji wychodzącej

Ewidencja korespondencji wychodzącej pozwala w przejrzysty sposób ewidencjonować wszystkie dokumenty wychodzące z firmy. Każda przesyłka jest rejestrowana wraz z przypisaniem kontrahenta oraz osoby w firmie odpowiedzialnej za realizację dokumentu.

Wiązanie korespondencji

Każdy dokument funkcjonujący w firmie w formie elektronicznej może zostać związany z innymi zarejestrowanymi już dokumentami. 

Wyszukiwanie korespondencji

Jedną z podstawowych funkcjonalności systemu Kancelaria jest możliwość efektywnego wyszukiwania dokumentów w systemie (sygnatura, kontrahent, sprawa, data wpłynięcia, osoba odpowiedzialna).

Zakres funkcjonalny systemu Kancelaria:

  • zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą
  • skanowanie i archiwizacja elektroniczna dokumentów
  • dekretacja dokumentów na działy
  • zakładanie spraw i tworzenie sygnatur
  • przydzielanie referentów
  • zaawansowane zarządzanie kontrahentami
  • możliwość integracji z systemami zewnętrznymi (FK, intranet)
  • wydruki raportów potwierdzeń odbioru
  • możliwość rozbudowania o dodatkowe moduły – zapotrzebowania, urlopy, ewidencja czasu pracy

kancelaria_2